ADP Employment Verification Services
The following terms and conditions apply to the ADP Employment Verification Services (“EV Services”) and supplement and modify the existing terms and conditions of your services agreement with ADP (the “Agreement”). Client desires to receive and ADP agrees to provide, upon the terms and conditions set out below, the following EV Services in addition to the Services already provided to Client under the Agreement. Further, the Agreement is amended to add the EV Services. All other terms and conditions of the Agreement will remain in full force and effect.
1. Definitions.
“EV Services” are Services that enable Verifiers to verify a Client’s employee’s employment and/or income information to facilitate consumer and government transactions, including loan and credit applications, and government and social service benefits. For greater clarity, EV Services shall also include any employment or income verification or confirmation provided or delivered by the Verification Agent by any means, including without limitation point-of-sale (POS) and letters of employment (LOE), using or including Client data.
“Personal Information”means any information pertaining to an identifiable individual, as this term is defined in applicable Canadian data protection laws such as the Personal Information Protection and Electronic Documents Act and substantially similar provincial laws.
“Verification Agent” means a third-party service provider who performs the EV Services.
“Verification Data” means Client’s employees’ and former employees’ Personal Information, including employee’s name, social insurance number, date of birth, residential address, place of employment, employment status and income information.
“Verifiers” means commercial, private, non-profit governmental or other entities who have passed the Verification Agent’s credentialing process and want to verify an employee’s employment and/or income information for a legitimate and permissible purpose, in compliance with applicable laws. For greater clarity, Verifiers shall not include any third parties to whom Verification Agent provides any Verification Data via POS transactions or LOEs initiated by or at the request of the Client’s employee that are non-credentialed verifiers.
2. Authorization for ADP to Use, Transfer and Disclose. Client acknowledges and agrees that the EV Services are performed by Verification Agent. Client authorizes ADP and Verification Agent to use, transfer and disclose, on Client’s behalf, Verification Data to Verifiers, and in the case of LOEs and POS transactions to non-credentialed verifiers as initiated or requested by Client’s employees, for the purposes of providing the EV Services. ADP and Verification Agent will only use the Verification Data as reasonably necessary to perform the EV Services and for no other purposes except as otherwise permitted under the Agreement and/or with the prior consent of Client.
3. Client Obligations. Client acknowledges that ADP is relying on Client, in its capacity as the employer having a direct employment relationship with Client’s individual employees, to have or have obtained all required, valid consents from its employees for the purposes of providing the EV Services. As such, the Client will be responsible for the following:
(a) Employee Consents to the Secondary Purpose. Client will comply with applicable laws, including any requirements to have valid consents from its employees prior to authorizing the transfer and disclosure of such employees’ Verification Data by ADP to Verification Agent for the purposes of providing the EV Services. The Client will be responsible for inputting and/or updating, as applicable, the ADP Workforce Now® application to denote the individual employee’s consent choice (participate or not participate / opt-in or opt-out).
Client represents that, in obtaining any required consents of employees, it has: (i) informed the employees of the purpose of the transfer of the Verification Data, the uses that will be made of the Verification Data, the circumstances in which the Verification Data will be disclosed and (ii) advised each employee that their participation in the EV Services is optional, they have the right to withdraw their consent at any time, and the procedure to follow to withdraw their consent from participating in the EV Services, as set out herein.
(b) Activation and Set-up. ADP will make available and Client may leverage the ADP Workforce Now application and the employee self-service functionality to manage its obligations hereunder. Client will be solely responsible for inputting its EV Services Client set-up/activation instructions, all communications with its employees relating to the EV Services, including all instructions specific to Client’s implementation and activation of the EV Services, and use of the ADP systems to manage its employees’ consent. Unless the Client takes action within the ADP Workforce Now application to modify its set-up/activation instructions and/or indicate any individual employees’ withdrawals within thirty (30) days of downloading the EV Services application on the ADP Marketplace, Client understands that they are authorizing and instructing ADP to have all Client employees (including any new employee hired on or after the date Client has been set-up on the EV Services) participate in the EV Services. ADP will not be responsible for any data transfers made to Verification Agent as authorized and permitted in accordance with this Schedule.
(c) Employee Withdrawal of Consent. In the event an employee of Client withdraws their consent to the use, transfer and disclosure of their Personal Information for the purposes of participating in the EV Services after the initial activation and set-up is completed by ADP, Client will be solely responsible for managing and inputting directly into the ADP Workforce Now application its individual employees’ withdrawals. ADP will process the request for the next scheduled payroll period provided such payroll processing is at least 1 business day after the employee withdrawal information has been submitted into the application by Client. In cases where a Client employee uses the employee self-service functionality to make changes to their EV Services preference information, ADP will process those changes immediately.
(d) Data Accuracy and Completeness. Client is responsible for the accuracy and completeness of all Client’s employees’ Personal Information provided to ADP as part of the EV Services, which ADP will then include in the Verification Data transferred and disclosed to Verification Agent. Upon Client becoming aware of any incomplete or inaccurate employee Personal Information submitted to ADP, Client will promptly advise ADP and Client will be responsible for correcting and/or completing such data as necessary.
4. Correction of Personal Information. In the event Client instructs ADP to correct any Client employee’s Personal Information provided to ADP, ADP will correct such data as soon as reasonably possible, and in any event no longer than 30 days after receipt of such request.
5. Dispute Handling Process. In the event an employee of Client notifies Client of a dispute and complaint relating to their Verification Data and/or the EV Services, Client will direct their employees to contact the Verification Agent at the designated telephone number for EV Services.
6. Blocking Access to Verification Data. Client may request, at any time, that access to Verification Data (whether of an individual employee, or a subset or all Verification Data) be blocked from being shared with Verifiers. Upon such request, ADP will promptly advise Verification Agent of such request and Verification Agent will cease to provide access to such Verification Data to Verifiers.
7. Retention and Deletion of Verification Data. Subject to the remainder of this Section, when Client terminates the EV Services, the Verification Agent will, within 30 days of receipt from ADP of notice of Client’s termination of the EV Services, cease including the Client’s Verification Data in the EV Services and any other verifications. The Verification Data will be deleted five (5) years after the EV Services are terminated by Client, subject only to the Verification Agent’s right to retain archival copies of such Verification Data as required for regulatory compliance purposes, including for audit purposes. At any time during the term, upon the request of Client, on its behalf or on behalf of an individual employee, that any part or all of their Verification Data be deleted or purged, Verification Agent will place a block on their historical data immediately (to prevent such data from being used in any verifications or by Verifiers) and all such Verification Data will be deleted from the systems within thirty (30) days of receipt of the request; subject only to Verification Agent’s right to retain archival copies of such Verification Data as required for regulatory compliance purposes, including for audit purposes. Verification Agent will remain subject to all of their obligations of confidentiality, security, data protection and privacy under their agreement with ADP (that are substantially similar to ADP’s obligations to Client under the Agreement) for so long as Verification Agent has in its possession, control and custody any Verification Data.
8. Subcontractors and Transfers and Access Outside Canada. Client acknowledges and agrees that Verification Agent may use affiliates and/or subcontractors located in other countries to perform the EV Services, and as such Client’s employees’ Personal Information may be accessible from or transferred outside of Canada. As a result, Client’s employees’ Personal Information may be subject to the laws of such jurisdictions and may be accessible to the courts and law enforcement authorities of those foreign jurisdictions. Notwithstanding the foregoing, ADP agrees to remain responsible to Client for any unauthorized disclosure or access of Client’s employees’ Personal Information by Verification Agent, its affiliates or subcontractors in the performance of the EV Services.
9. Additional Termination Provisions for EV Services. ADP may, in its sole discretion, terminate the EV Services at any time upon 90 days’ prior written notice to Client should Verification Agent notify ADP that it is no longer willing to provide the EV Services and ADP, after taking commercially reasonable steps, cannot engage a successor Verification Agent.
Services de vérification d’emploi d’ADP
Les modalités et conditions suivantes s’appliquent aux services de vérification d’emploi d’ADP (« services de VE ») et elles complètent et modifient les modalités et conditions de votre entente de services existante conclue avec ADP (« l’entente »). Le client désire recevoir et ADP convient de fournir les services de VE énoncés ci-dessous, selon les modalités et conditions ci-dessous, au-delà des services présentement fournit au client selon l’entente. De plus, l’entente est modifiée pour ajouter les services de VE. Toutes les autres modalités et conditions de l’entente restent en vigueur.
1. Définitions.
Les « services de vérification d’emploi d’ADP» ou « services de VE » sont des services qui autorisent les vérificateurs à vérifier les renseignements relatifs à l’emploi ou aux revenus des employés du client afin de faciliter les transactions des particuliers et du gouvernement, notamment les demandes de prêts et de crédit, ainsi que les prestations gouvernementales et d’assistance sociale. Pour plus de clarté, les services de VE comprennent également toute vérification d’emploi ou de revenue ou toute confirmation livrée par l’agent de vérification utilisant les données du client par quelque moyen que ce soit, y compris sans limitation par transaction au point de vente (PV) et avec une lettre d’emploi (LE).
Le terme « renseignements personnels » se définit comme toute information appartenant à une personne identifiable, conformément à la définition fournie par les lois canadiennes sur la protection des données en vigueur, telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et les lois provinciales très semblables.
Le terme « agent de vérification » se définit comme tout tiers fournisseur de services de VE.
Le terme « données relatives à la vérification » se définit comme les renseignements personnels d’un employé ou d’un ancien employé du client, y compris son nom, son numéro d’assurance sociale, date de naissance, son adresse, le nom de son employeur, sa situation d’emploi et les renseignements relatifs à ses revenus.
Le terme « vérificateurs » se définit comme toute entité commerciale, privée, non gouvernementale ou autre qui s’est soumise avec succès au processus d’accréditation des agents de vérification et souhaitent vérifier les renseignements relatifs à l’emploi ou aux revenus d’un employé pour une raison légitime et permise, conformément aux lois en vigueur. Pour plus de clarté, les vérificateurs ne comprennent pas les tierces parties qui ne sont pas des agents de vérification accréditer à qui l’agent de vérification fournit toutes données relatives à la vérification par transaction au PV ou par LE initialisés par ou à la demande d’un employé du client.
2. Autorisation permettant à ADP d’utiliser, de transférer et de divulguer. Le client reconnaît et accepte que les services de VE soient fournis par un agent de vérification. Le client autorise ADP et l’agent de vérification à utiliser, transférer et divulguer en son nom les données relatives à la vérification aux vérificateurs et, dans le contexte des LEs et les transactions aux PVs initialisés par ou à la demande d’un employé du client, aux tierces parties qui ne sont pas des agents de vérification accréditer aux fins de la prestation des services de VE. ADP et l’agent de vérification utiliseront les données relatives à la vérification uniquement dans la mesure de ce qui est raisonnablement nécessaire à la prestation des services de VE et à aucune autre fin, sauf en cas d’indication contraire en vertu de l’entente ou avec l’autorisation préalable du client.
3. Obligations du client. Le client reconnaît qu’ADP se fie à sa capacité, en tant qu’employeur qui entretient une relation employeur-employé directe avec chacun de ses employés, d’obtenir de ses employés tous les consentements valides nécessaires aux fins de la prestation des services de VE. En vertu de quoi les responsabilités suivantes incombent au client :
(a) Consentement de l’employé concernant les fins secondaires.Le client se conformera aux lois en vigueur, notamment ayant tous les consentements valides nécessaires de ses employés avant d’autoriser ADP à transférer et à divulguer les données relatives à la vérification desdits employés à un agent de vérification aux fins de la prestation des services de VE. Le client sera responsable pour la saisie et la mise à jour, le cas échéant, indiquant le choix de chaque employé particulier relatif au consentement (participation ou non-participation aux services de VE / opt-in ou opt-out) directement dans l’application ADP Workforce NowMD.
Le client déclare qu’en obtenant de ses employés tous les consentements nécessaires, il a : (i) informé les employés des raisons du transfert des données relatives à la vérification, de l’utilisation qui en sera faite, et des circonstances dans lesquelles les données de vérification seront divulguées; et (ii) avisé chaque employé qu’il n’est pas obligé de se prêter aux services de VE, et qu’il a le droit de retirer son consentement en tout temps, en plus de lui avoir expliqué la procédure à suivre pour retirer son consentement concernant les services de VE, conformément à ce qui est énoncé dans la présente annexe.
(b) Activation et mise en œuvre. ADP rendra disponible et le client pourra s’appuyer sur l’application ADP Workforce Now ainsi que sa fonctionnalité de libre-service des employés afin de gérer ses obligations énoncées aux présentes. Le client a la responsabilité unique de la saisit de ses directives relatives à l’activation et la de mise en œuvre des services de VE, de toutes communications avec ses employés relatifs aux services de VE, y compris toutes directives particulières à la mise en œuvre et l’activation des services de VE du client, et son utilisation des systèmes d’ADP afin de gérer le consentement de leurs employés. À moins que le client prenne acte dans l’application ADP Workforce Now pour modifier ses directives relatives à l’activation et la mise en œuvre des services de VE et (ou) pour saisir le retrait de consentement d’employés individuels dans un délai de trente (30) jour après avoir téléchargé l’application services de VE sur ADP Marketplace, le client reconnait qu’il autorise et dirige ADP de saisir tous les employés du client comme ayant consenti à se prêter aux services de VE (y compris tout employé embauché à partir de la date à laquelle ou après la date d’activation et de la mise en œuvre du client avec les services de VE). ADP ne sera pas tenu responsable pour tout transfert de données effectué vers l’agent de vérification tel qu’autorisé et permis en conformité avec cette annexe.
(c) Retrait du consentement de l’employé. Advenant le cas où un employé du client retire son consentement à l’utilisation, au transfert et à la divulgation de ses renseignements personnels aux fins de se prêter aux services de VE après leur mise en œuvre initiale, alors qu’ADP a terminé leur configuration, le client a la responsabilité unique de gérer le retrait de son employé et de le saisir directement dans l’application ADP Workforce Now. ADP traitera la demande avant la période de paie suivante, à condition que ledit traitement de la paie ait lieu au moins un (1) jour ouvrable après que le client a soumis dans l’application les renseignements relatifs au retrait de l’employé. Lorsque l’employé du client se sert de la fonctionnalité de libre-service afin d’effectuer un changement de leur choix de se prêter aux services de VE, ADP traitera tout changement immédiatement.
(d) Exactitude et exhaustivité des données. Le client est responsable de l’exactitude et de l’exhaustivité de tous les renseignements personnels de ses employés qu’il fournit à ADP dans le cadre des services de VE, lesquels seront ensuite intégrés aux données relatives à la vérification transmises et divulguées par ADP à l’agent de vérification. Dès que le client s’apercevra que les renseignements personnels d’un employé transmis à ADP sont incomplets ou inexacts, il en avisera rapidement ADP et le client aura la responsabilité de corriger et(ou) de compléter lesdites données, s’il y a lieu.
4. Correction des renseignements personnels. Advenant le cas où un client exigerait qu’ADP corrige les renseignements personnels d’un de ses employés qui lui ont été fournis, ADP corrigera lesdites données dès que possible, mais en aucun cas plus de 30 jours après avoir reçu ladite demande.
5. Gestion des différends. Advenant le cas où un employé du client aviserait le client d’un différend et d’une plainte concernant ses données relatives à la vérification ou les services de VE, le client incitera son employé à communiquer avec l’agent de vérification au numéro de téléphone des services de VE.
6. Blocage de l’accès aux données relatives à la vérification. Le client peut à tout moment exiger que l’accès des vérificateurs aux données relatives à la vérification (d’un employé en particulier, d’un sous-groupe ou de l’ensemble de ses employés) soit bloqué. Dès la réception d’une telle demande, ADP en avisera rapidement l’agent de vérification, qui cessera de fournir aux vérificateurs l’accès auxdites données relatives à la vérification.
7. Conservation et suppression des données relatives à la vérification.Sous réserve du reste du présent paragraphe, après la résiliation des services de VE par le client, l’agent de vérification cessera d’inclure les données relatives à la vérification dans les services de VE et toutes autres vérifications, dans les 30 jours qui suivent la réception de l’avis d’ADP que le client à résilier les services de VE. Les données relatives à la vérification seront supprimées par l’agent de vérification cinq (5) ans après la résiliation des services de VE par le client, sous réserve des droits accordés à l’agent de vérification de conserver des copies d’archive à des fins de conformité réglementaire, y compris à des fins d’audit. En tout temps pendant le terme, advenant le cas où un client, en son nom ou au nom d’un employé en particulier, exigerait la suppression partielle ou en entièreté des données relatives à la vérification, l’agent de vérification : (i) bloquera immédiatement l’accès aux données relatives à la vérification pour les vérificateurs concernés par ladite demande (afin d’assurer que lesdites données ne soient pas utilisés pour d’autres vérifications ou par les vérificateurs) et (ii) supprimera lesdites données relatives à la vérification des systèmes dans les 30 jours qui suivent la réception de la demande, sous réserve des droits accordés à l’agent de vérification de conserver des copies d’archive à des fins de conformité réglementaire, y compris à des fins d’audit. L’agent de vérification continuera d’être assujetti à toutes ses obligations relatives à la confidentialité, à la sécurité et à la protection des données en vertu de l’entente conclue avec ADP (qui est très semblable aux obligations d’ADP en vertu de l’entente conclue avec le client), et ce, aussi longtemps que l’agent de vérification aura en sa possession, sous son contrôle et sous sa garde des données relatives à la vérification.
8. Sous-traitants, transfert et accès à l’extérieur du Canada. Le client reconnaît et accepte que l’agent de vérification puisse avoir recours à des sociétés qui lui sont affiliées ou à des sous-traitants situés à l’étranger pour la prestation des services de VE, en vertu de quoi les renseignements personnels des employés du client peuvent être accessibles ou être transférés à l’extérieur du Canada. En conséquence, les renseignements personnels des employés du client peuvent être assujettis aux lois de ces territoires et mis à la disposition des tribunaux et des autorités chargées de l’application des lois de ces territoires. Nonobstant ce qui précède, ADP accepte de demeurer responsable de toute divulgation non autorisée des renseignements personnels des employés du client ou de tout accès non autorisé à ces renseignements dans le cadre de la prestation des services de VE, que ce soit par l’agent de vérification, par les sociétés qui lui sont affiliées ou par ses sous-traitants.
9. Dispositions supplémentaires relatives à la résiliation des services de VE. ADP peut, à sa seule discrétion, résilier les services de VE à tout moment, à condition qu’un préavis de 90 jours soit remis au client dans le cas où un agent de vérification aviserait ADP qu’il ne souhaite plus lui fournir des services de VE et qu’ADP se trouvait, après avoir pris des mesures raisonnables sur le plan commercial, dans l’impossibilité d’embaucher un successeur à l’agent de vérification.